La difficulté du voyage d’affaires

de tous les «échecs épiques» que les PME rencontrent pour sauver quelques Rands en faisant les choses elles-mêmes, les mauvaises expériences de voyage sont parmi les pires. Renseignez-vous auprès de tous les voyageurs ayant un décalage horaire qui sont bloqués dans un aéroport pendant huit heures en attendant leur vol de correspondance.

Andrew Grunewald, chef de la marque de Flight Centre Business Travel (FCBT), partage quatre des erreurs les plus courantes commises par les PME lors de la réservation de voyages:

Penser que l’organisation des voyages est «facile»
À quel point peut-il être difficile de réserver un vol rapide de Jo’burg à Cape Town pour une réunion? La vérité est que la gestion des voyages n’est pas aussi simple que de réserver un simple vol retour intérieur et d’arriver à l’aéroport à temps. Et acheter un voyage n’a rien à voir avec l’achat de café pour le bureau non plus.

En plus du champ de mines des règles qui régissent les voyages – des frais de changement de vol au visa

exigences – les voyages sont également très émotifs. Vous gérez le temps et le confort de vos employés et, par conséquent, leur productivité.

Le coût de se tromper est plus que le temps et l’argent qu’il faudra pour résoudre le problème, comme payer des frais de changement; c’est le bien-être du voyageur qui est affecté… la personne à qui vous avez confié la conclusion de cette transaction importante pour l’entreprise dont les performances et le moral sont maintenant affectés parce que leurs projets de voyage ont été perturbés en raison d’événements imprévus.

Ignorer l’importance des «petites» dépenses
Si vous ne gérez pas activement vos dépenses en voyages d’affaires, vous ne réaliserez peut-être même pas combien vous dépensez pour les «petites choses» comme les frais de changement, les taxes et les visas. Des articles apparemment petits, tels que les frais de bagages et le stationnement à l’aéroport, peuvent représenter des montants substantiels pour l’entreprise.

Cependant, ces dépenses sont négligeables par rapport à l’improductivité d’avoir un membre du personnel inexpérimenté passer des heures à essayer d’organiser son voyage d’affaires et le temps nécessaire pour concilier vos frais de voyage à son retour.

En supposant que l’entreprise est trop petite pour une politique de voyage
Les directives sur les préparatifs de voyage doivent être claires pour tous entreprise, même si vous travaillez avec une petite équipe. Mais, est-il vraiment logique d’élaborer une politique de voyage appropriée pour vous-même et votre personnel qui dicte les conditions dans lesquelles le voyage est planifié, approuvé, réservé et effectué?

« Ce n’est pas parce que vous êtes une petite entreprise que vous ne devriez pas avoir de politique de voyage. Si quoi que ce soit, c’est encore plus une raison d’en avoir un. Les petites entreprises n’ont généralement pas le tampon dont disposent les grandes entreprises en matière de gaspillage. Une politique de voyage vous aide à garder une trace de ce que vous dépensez pour vos voyages d’affaires, et met en place des règles qui évitent les dépenses inutiles », déclare Grunewald.

Une politique de voyage vous aide également à reprendre le contrôle de la rationalisation de vos processus et de la réduction de vos coûts en veillant à ce qu’il n’y ait aucune incertitude parmi les employés sur le type de voyage réservé et comment. Vous pouvez également faire des économies en indiquant clairement dans votre police ce qui sera couvert en tant que dépense et ce qui n’est pas autorisé.

Essayer de réduire les coûts en Couper les experts
Chaque Rand enregistré fait une différence dans votre résultat net et, si vous facturez à l’heure, combien cela vous coûte-t-il, à vous et à votre personnel, de gérer votre voyage chaque mois au lieu de l’externaliser?

Imaginez tout le temps passé à comparer les coûts de vol et les temps de trajet, à vous rendre à l’aéroport pour attraper le vol yeux rouges de Johannesburg à Cape Town, pour vous rendre compte que vous l’avez réservé de Cape Town à Johannesburg. Et prenez en compte le temps et l’argent gaspillés à modifier la réservation, attendre le prochain vol, éventuellement reporter toutes vos réunions et rater une occasion de conclure une affaire importante. «De nombreuses PME pensent à tort que si elles réservent elles-mêmes leur voyage d’affaires, ce sera plus rapide et moins cher. Dans la plupart des cas, ce n’est tout simplement pas vrai.

Vous pouvez résoudre les quatre erreurs ci-dessus en vous associant simplement à une société de gestion de voyages qui dispose des experts pour gérer efficacement vos voyageurs et votre programme de voyage. » dit Grunewald.

Oui, vous paierez des frais de transaction pour l’utilisation d’un TMC comme FCBT, mais cela vous fera gagner du temps et de l’argent sur le long terme. ■